Intocmirea corespondentei comerciale

Noţiunea de corespondenţă include forma scrisă pe care o au relaţiile dintre două sau mai multe persoane. După cum scrisorile se adresează unor persoane juridice sau fizice, acestea alcătuiesc obiectul corespondenţei oficiale sau private.
Între scrisoare şi act există următoarele deosebiri:
scrisoarea este o comunicare scrisǎ adresatǎ unei persoane;
actul este o dovadă scrisă prin care se constată un fapt, se reglementează o obligaţie etc.
actul are titlu, scrisorile care au titlu se întâlnesc mai rar;
actul specifică titularul în folosul căruia se face constatarea;
majoritatea actelor sunt tipizate;
în cazul scrisorilor, tipizarea este rar utilizată;
scrisorile sunt înregistrate în Registrul de intrare-ieşire;
actele au numere proprii de ordine;
scrisorile pot fi redactate şi semnate de orice referent care are atribuţii privind gestionarea corespondenţei;
actele nu pot fi întocmite şi semnate decât de funcţionarii investiţi printr-o dispoziţie expresă a unui act normativ, cu aceste atribuţii;
actul circulă de la emitent la beneficiar însoţit de o scrisoare.
 

Corespondenţa oficială cuprinde totalitatea scrisorilor şi actelor care circulă între persoane juridice sau între o persoană fizică şi o persoană juridică, în scopul stabilirii unor relaţii între ele. Actele emise de o autoritate (persoană juridică) sunt considerate acte oficiale.
Importanţa activităţii de corespondenţă constă în faptul că:
este un element de bază pentru stabilirea relaţiilor numai între persoanele juridice (agenţi economici) sau între persoanele fizice şi persoane juridice care sunt obligate să-şi rezolve anumite probleme în comun;
oferă posibilitatea consemnării scriptice a unei activităţi;
constituie un element de înregistrări contabile;
serveşte ca probă în justiţie;
devine o importantă sursă de documentare, prin constituirea unui fond arhivistic.