Documente și registre contabile folosite de SC Five Holding SA

Argument

             Conform Legii contabilității “orice operație patrimonială se consemnează în momentul efetuării ei într-un act scris care stă la baza înregistrărilor contabile, dobândind astfel calitatea de document justificativ”.   Astfel se asigură datele de intrare în sistemul informațional contabil.

             Importanța acestei teme este că prin documente se poate concretiza faptul că se justifică operațiile înregistrate în evidențe. Acestea stau la baza înregistrărilor în contabilitate, consemnează datele necesare pentru control și analiză economico-financiară, și constituie în caz de litigii, probe în justiție.   În raport cu operațiile pe care le consemnează, în practică se utilizează documente numeroase și variate.

           Documentele conțin mai multe elemente principale, se întocmesc la locul unde se produce operația economică și după completare sunt supuse operației de prelucrare. Evitarea sau înlăturarea erorilor se realizează prin operația de verificare a documentelor, care îmbracă mai multe forme : verificarea formei, aritmetică și de fond.  Erorile constatate cu ocazia întocmirii, verificării, înregistrării documentelor justificative se corecteză.

           Documentele utilizate trebuie să constituie un sistem unitar și rațional, care să aibă la bază reguli precise cu privire la întocmirea, folosirea, circulația și evidența fiecărui document.

  Circuitul reprezintă drumul parcurs de documente din momentul întocmirii lor și pană în momentul clasării lor în arhivă. Într-o întreprindere, circuitul documentelor se desfăşoară conform unui grafic.

  Păstrarea documentelor are loc, în funcție de importanța și de felul lor, pe o perioadă mai îndelungată sau mai scurtă de timp, conform normelor legale în vigoare.

            Lucrarea este structurată pe trei capitole.

  În capitolul I sunt prezentate aspectele teoretice privind documentele și registrele obligatorii în derularea unei afaceri. În funcție de formă, conţinutul și rolul lor documentele se grupează în: documente justificative, registre contabile și documente de sinteză.

  Sunt prezentate principalele documente și registre cu caracteristicile specifice.

  În capitolul II este prezentată societatea comercială Five Holding S.A., Constanța, având obiectul principal de activitate comerțul cu materiale de construcții, prin supermarketul Brick. Datorită prețurilor, serviciilor, și produselor oferite supermarketul Brick este liderul local în segmentul materialelor de construcții.

  În capitolul III sunt realizate aplicații practice la societatea S.C. Five Holding S.A. privind documentele și registrele obligatorii în derularea unei afaceri.

             Acesta temă are un scop precis. Dacă nu ar exista documentele și registrele contabile ar fi o lucrare foarte laborioasă și nu ar oferi garanția corectitudinii, dar totuși existând, se preiau informațiile din documente, conform unor rubrici prestabilite și se ordonează centralizat pe debitul și pe creditul fiecărui cont utilizat. 

         Societatea comercială Five Holding S.A. Constanta, societate juridică pe acţiuni , are obiectul principal de activitate comerțul cu materiale de construcții, prin supermarketul Brick. Datorită politicii sale comerciale în privința prețurilor, serviciilor și flexibilităţii în relația cu partenerii de afaceri și clienții, supermarketul Brick a reușit să câștige cel mai important segment al pieței materialelor de construcții.

  Trăsătura definitorie a firmei S.C. Five Holdîng S.A. este accentul pus pe calitate și respectul față de sine, ceea ce reprezintă garanția unei afaceri de succes. 

Capitolul 1. Documente si registre contabile folosite de agentul economic in activitatea comerciala

1. Documente de evidenta

Documentele economice din sfera contabilității numite și documente contabile realizează legătura între cele 3 forme ale evidenței economice :

• Evidența operativă
• Evidența contabilă
• Evidența statistică

Importanța și rolul documentelor de evidența

Importanța documentelor poate fi apreciată după următoarele caracteristici:

• documentele fac dovada înfăptuirii operațiilor economico-fînanciare și le justifică cu acte scrise
• furnizează informații necesare utilizatorilor interni și externi, cu care agentul economic intra în relații angrenate de mediul economic
• documentele constituie proba în relațiile cu terții și în justiție prin legalitatea operațiilor pe care le descriu.

    Structura de evidență

  Structura documentelor este diferită în funcție de caracterul operației consemnate și domeniul de activitate la care se referă. În felul acesta conţinutul documentelor cuprînde elemente comune și elemente specifice.

   Elementele comune sunt elementele pe care trebuie să le cuprindă orice document îndiferent de felul lui. Informaţiile fixe sunt prestabile, tipărite, iar informaţiile variabile completează spațiile libere din document pe traseul stabilit de informaţiile fixe:

• denumirea documentului ex.: chitanță, factură (anexa 1 si 2)
• numărul și data documentului. Unor documente care au un regim special de tipărire, folosire și control, li se atribuie o serie (combinații de  litere) și un număr de către unitatea care le-a tipărit sau distribuit, iar la primirea lor în unitate li se atribuie un număr întern;
• denumirea unității emitente și adresa sau compartimentul care a întocmit documentul;
• date fiscale de identificare a unității emitente;
• părţile sau agenții economici care au participat la efectuarea operației economice consemnate în document;
• conținutul operației înregistrate în document;
• date cantitative și valorice;
• semnăturile persoanelor care au întocmit, verificat sau aprobat documentul și stampila unităţii;
• alte elemente de identificare și completare a datelor privitoare la operația economică.

  Elementele specifice se referă la domenii de activitate care au caracteristici specifice, detalierea unor informaţii etc.