Comunicarea eficienta a unei firme

Mi-am ales tema “Comunicarea eficientă a unei firme”, deoarece consider comunicarea un element din ce în ce mai important la nivel de organizaţie, companie, firmei. Comunicăm şi încercăm să ne facem  înţeleşi, să influenţăm, să ne impunem, să socializăm  şi lista rămane deschisă. Adevărul este că de multe ori apar conflicte în companiile care nu pun preţ pe o comunicare eficientă.

Sute de definiţii au încercat să redea ce este comunicarea, dar, cred, cea mai simplă este cea dată chiar prin traducerea din limba latină a cuvântului “communicare”: a face cunoscut; a înştiinţa.  a fi, a se pune în legătură cu... .

Comunicarea ne leagă de ceilalţi, ne ajută să ne înţelegem unii pe alţii. Comunicarea se poate defini în variate sensuri , exprimând diversele niveluri şi forme ale relaţiilor umane pe care le mijloceşte.

În societatea umană comunicarea este de tip social, cuprinzând toate mecanismele prin care relaţiile umane există şi se dezvoltă. Din perspectivă managerială, comunicarea este privită ca un proces de înţelegere între oameni, cu ajutorul transferului de informaţie.

• Tipuri de competenţe de comunicare solicitate în activitatea firmei SC. Companie S.R.L.

În firma Companie competenţele de comunicare sunt solicitate pentru toţi angajaţii, dar în special pentru cei din categoriile upper management şi middle management -categorii care deţin rolul principal în relaţiile şi negocierea contractelor cu partenerii de afaceri -precum şi pentru personalul din cadrul unor departamente care presupun ,prin excelentă, competenţe în domeniul comunicării: resurse umane, marketing, administraţie, în cele, în care o mare parte a activităţii este centrată pe relaţii cu clienţii. 

Pe domenii largi, competenţele de comunicare se impun, îndeosebi, dar nu în exclusivitate, în sectorul servicii: comerţ, industrie.

Cele mai importante competenţe de comunicare solicitate în activitatea firmei SC. Companie S.R.L. sunt: competenţele de comunicare IT şi a celor de utilizare a limbilor străine, competenţele privind utilizarea tehnologiei de specialitate, competenţele privind sesizarea deficienţelor, cele de relaţionare cu membrii echipei, cu partenerii şi clienţii, competenţele de lucru în echipă şi luare a deciziilor prin consultare, competenţele de comunicare scrisă, competenţele de negociere, de rezolvare a conflictelor şi a celor necesare îmbunătăţirii muncii şi inovării, competenţele de comunicare informală.

Nivelul dezvoltării acestor competenţe de comunicare reprezintă criteriu de evaluare, cel puţin pentru anumite categorii de personal, chiar în procesul de selecţie şi recrutare.

Ulterior, compania -prin departamentul de resurse umane- se preocupă de facilitarea comunicării eficiente şi dezvoltarea acesteia, precum şi de formarea acestora şi la alte categorii de personal. Aceasta se realizează prin organizarea de programe de formare continuuă, dar şi prin alte modalităţi şi anume: sistemul de mentoring; sistemul one-to-one meeting prin care angajaţii au posibilitatea, în mod regulat, de a se întalni într-un cadru formal cu superiorii pentru a evalua activitatea pe care o realizeaza şi pentru a exprima puncte de vedere privind modalităţile  de eficienţizare; sărbatorirea lunară, cu participarea întregului personal, a unor evenimente, sărbatorire în cadrul careia un moment important îl reprezintă discursul pe care angajaţii trebuie să-l susţină. Ultima modalitate urmăreşte un dublu scop: dezvoltarea competenţelor de comunicare, dar şi cresterea ataşamentului angajaţilor faţă de organizaţie.

Nu toate firmele, întreprinderile, companiile au o astfel de politică privind formarea competenţelor eficiente de comunicare. Deşi mulţi dintre managerii unor astfel de companii sunt constienţi de importanţa competenţelor de comunicare, nu dispun de capacitatea investiţională necesară pentru formarea personalului. 

• Situaţii de utilizare a competenţelor de comunicare eficiente în cadrul firmei Companie S.R.L.

Indiferent de specificul domeniului de activitate al companiilor, al caracteristicilor postului şi nivelului acestuia sunt necesare unele sau altele dintre diversele tipuri de competenţe de comunicare pentru exercitarea la un nivel oprim al profesiei. Printre situaţiile de utilizare a competenţelor de comunicare menţionate de angajatorii intervievaţi se numară: 

- elaborarea de memo-uri pentru fiecare solicitare interdepartamentală, 

- discutarea în echipă a tuturor sau a celor mai importante proiecte, 

- rezolvarea de conflicte la nivelul echipelor de lucru, 

- expunerea de soluţii innovative pentru ameliorarea deficienţelor şi eficientizarea activităţii, "comunicarea eficientă" verbală sau scrisă, 

- negocierea de contracte cu clienţii şi partenerii, 

- întocmirea de rapoarte scrise, în contactele directe sau prin intermediul mijloacelor moderne de comunicare (telefon, fax, email) cu partenerii sau clienţii români şi străini ( comunicarea intr-o limbă de circulaţie internaţională).

• Modalităţi de comunicare la nivelul companiei SC. Companie S.R.L.

La  nivelul firmei există mai multe tipuri de canale de comunicare: 

- comunicarea formală şi informală, 

- comunicarea ierarhică (cu superiorii/ subalternii), 

- comunicarea cu ceilalţi membri ai echipei (între angajaţi cu statut profesional similar),

- comunicarea cu partenerii de afaceri sau clienţii, 

- comunicarea orala şi în scris. 

În general, conform declaraţiilor angajaţilor, în cadrul firmei SC. Companie  S.R.L. se practică o comunicare directă şi foarte eficientă, descentralizată pe tipuri de nivel middle management, eficientă din perspectivele activităţii firmei. 

O atenţie specială se acordă comunicării pe orizontală, deosebit de importantă indeosebi în situaţiile în care se impun decizii rapide care implică angajarea a doua departamente conexe, dar şi pentru activitatea curentă.